Vous souhaitez recruter un salarié en Espagne pour développer votre activité, embaucher un collaborateur installé à Barcelone ou permettre à un salarié de télétravailler depuis Madrid ? Faut-il obligatoirement créer une société espagnole ?

Oui, une entreprise française peut, en principe, embaucher directement un salarié travaillant en Espagne sans y constituer de filiale. La société française reste son employeur. Elle doit toutefois organiser les formalités locales et vérifier les conséquences de cette embauche en matière de droit du travail, de sécurité sociale et de fiscalité.

L’absence de société espagnole ne signifie donc pas l’absence d’obligations en Espagne. Voici les principaux points à anticiper avant le recrutement.

Embaucher en Espagne sans créer de filiale

La réglementation espagnole prévoit expressément l’inscription à la sécurité sociale d’entreprises étrangères qui ne disposent pas de centre de travail en Espagne. Une société française peut ainsi accomplir les démarches nécessaires pour employer directement un salarié sur place.

Cette organisation peut convenir à une entreprise qui souhaite réaliser une première embauche, tester le marché espagnol ou conserver un collaborateur qui s’installe en Espagne.

Par exemple, une PME française envisage de recruter une salariée résidant à Barcelone pour assurer le suivi de ses clients. La création d’une société espagnole n’est pas nécessairement un préalable à son embauche. Il faut, en revanche, examiner ses missions, son lieu de travail et les pouvoirs qu’elle exercera pour le compte de l’entreprise.

Le choix entre une embauche directe et une implantation locale dépend donc du projet : recruter une personne en télétravail ne soulève pas exactement les mêmes questions qu’ouvrir un bureau et constituer une équipe commerciale.

 

Lorsque le développement de l’activité nécessite une présence plus structurée sur le territoire espagnol, la création d’une société locale peut également être envisagée. Pour approfondir cette possibilité, consultez notre article consacré à la création d’une filiale en Espagne.

Quelles démarches doit accomplir un employeur français en Espagne ?

Lorsque le salarié relève de la sécurité sociale espagnole, l’employeur français doit organiser son inscription et la gestion des cotisations locales.

Les démarches comprennent notamment :

• L’obtention d’un numéro d’identification fiscale espagnol pour la société française, appelé NIF ;
• L’inscription de l’entreprise auprès de la Tesorería General de la Seguridad Social et l’obtention d’un compte de cotisation, appelé Código de Cuenta de Cotización ;
• La désignation d’un représentant disposant d’un domicile en Espagne, conformément aux exigences applicables ;
• L’affiliation du salarié, si nécessaire, et la déclaration de son entrée dans l’entreprise ;
• La mise en place de la paie et des déclarations sociales et fiscales correspondantes.

Obtenir un NIF et s’inscrire comme employeur ne revient pas à créer une nouvelle société : ces démarches sont réalisées au nom de l’entreprise française.

La préparation du contrat et la mise en place de la paie doivent être coordonnées avant la prise de poste. Cela permet notamment d’anticiper le coût global de l’embauche, au-delà du seul salaire brut.

Quel droit s’applique au contrat de travail ?

Le siège français de l’employeur ne suffit pas à soumettre toute la relation de travail au droit français.

Selon le règlement européen Rome I, les parties peuvent choisir la loi applicable au contrat. Cependant, ce choix ne peut pas priver le salarié des protections impératives de la loi qui s’appliquerait en l’absence de choix. Lorsque le salarié accomplit habituellement son travail en Espagne, il s’agit généralement du droit espagnol, sous réserve des circonstances particulières du dossier.

Un contrat français standard ne doit donc pas être repris sans adaptation. Il convient notamment de vérifier la convention collective espagnole applicable, la rémunération minimale, la durée du travail, les congés, la période d’essai et les règles de rupture.

Pour une entreprise française employant un salarié en Espagne, l’enjeu est de disposer d’un contrat cohérent avec les conditions réelles de travail et les obligations locales.

Où faut-il payer les cotisations sociales ?

Pour un salarié qui travaille exclusivement et durablement en Espagne, le principe est l’affiliation à la sécurité sociale espagnole, même si son employeur est français.

L’entreprise doit alors remplir les obligations sociales espagnoles comme un employeur établi sur place. Le maintien d’un bulletin de paie français et le versement de cotisations en France ne suffisent pas à justifier une affiliation française.

Des règles spécifiques existent toutefois pour certaines situations de mobilité.

Salarié français travaillant en Espagne : quelles situations distinguer ?

Lorsqu’un salarié d’une entreprise française exerce son activité depuis l’Espagne, plusieurs situations doivent être distinguées. Le détachement temporaire, le travail partagé entre les deux pays et le télétravail depuis l’Espagne répondent à des règles spécifiques, notamment en matière de protection sociale et d’organisation du travail. Les obligations applicables dépendent des modalités d’exercice de l’activité professionnelle.

Le détachement temporaire

Un salarié envoyé temporairement en Espagne peut, sous certaines conditions, rester affilié au régime français dans le cadre d’un détachement.

Cette possibilité suppose de respecter les conditions du dispositif et de faire attester la législation sociale applicable par un document A1. Elle ne doit pas être utilisée comme une solution automatique pour une installation durable en Espagne.

Le travail partagé entre la France et l’Espagne

Lorsque le salarié travaille habituellement dans les deux pays, son affiliation dépend notamment de la répartition de son activité.

L’accord-cadre européen sur le télétravail transfrontalier, auquel participent la France et l’Espagne, peut permettre de conserver l’affiliation française lorsque le télétravail dans l’État de résidence représente au moins 25 % et moins de 50 % du temps de travail, sous réserve de remplir les autres conditions et d’effectuer la demande correspondante.

Cet accord ne couvre pas le salarié qui télétravaille intégralement depuis l’Espagne. Quelques déplacements ponctuels en France ne suffisent pas à rendre le dispositif applicable.

Le télétravail depuis l’Espagne doit être encadré

Autoriser un salarié à travailler depuis son domicile espagnol mérite une préparation spécifique, même lorsque ses fonctions restent identiques.

Lorsque la législation espagnole sur le travail à distance régulier s’applique, un accord écrit doit notamment organiser les horaires, les équipements, les frais, le lieu de travail et les modalités de contrôle. La prise en charge ou la compensation des dépenses liées au travail à distance doit également être prévue.

Il faut aussi examiner la prévention des risques professionnels, la protection des données et le droit à la déconnexion.

L’accord de télétravail organise les conditions de travail. Il ne règle pas, à lui seul, les questions d’affiliation sociale ou de fiscalité.

Quelles conséquences fiscales faut-il anticiper ?

Deux analyses doivent être menées séparément : celle du salarié et celle de l’entreprise.

Pour le salarié, le fait de recevoir son salaire d’une société française ne signifie pas qu’il sera imposé uniquement en France. Sa résidence fiscale, le lieu où il exerce effectivement son activité et la convention fiscale franco-espagnole doivent être examinés. Les obligations de retenue et de déclaration de l’employeur doivent également être vérifiées.

Pour l’entreprise, la présence d’un salarié en Espagne peut soulever un risque d’établissement stable. Il s’agit d’une présence fiscalement imposable de l’entreprise dans ce pays, même sans création de société espagnole.

Ce risque n’est pas automatique. Il dépend notamment des locaux utilisés, de leur mise à disposition de l’entreprise et des fonctions et pouvoirs du salarié, en particulier lorsqu’il conclut habituellement des contrats au nom de l’employeur.

Il mérite une attention particulière lorsqu’un recrutement France Espagne vise à développer une activité commerciale locale.

Préparer votre recrutement en Espagne

Avant d’embaucher en Espagne, quelques questions permettent de déterminer l’organisation adaptée :

• Le salarié travaillera-t-il exclusivement en Espagne ou dans les deux pays ?
• S’agit-il d’une embauche locale, d’une mission temporaire ou du déménagement d’un salarié déjà en poste ?
• Quelles fonctions exercera-t-il et pourra-t-il engager l’entreprise auprès de clients ?
• Quel contrat, quelle convention collective et quel régime social seront applicables ?
• Quelles démarches et quel budget faut-il prévoir avant son entrée en fonction ?

Les réponses permettent de choisir entre une embauche directe par la société française et une implantation locale, puis de sécuriser sa mise en œuvre.

Vous souhaitez recruter un salarié en Espagne ?

Vous envisagez une première embauche en Espagne ou souhaitez organiser le télétravail d’un collaborateur depuis ce pays ?

Avocate inscrite aux barreaux de Barcelone et des Pyrénées-Orientales, Maître Héléna Pellat vous accompagne dans l’analyse juridique de votre projet franco-espagnol et la coordination des démarches nécessaires.

L’objectif est de vous permettre de choisir une organisation adaptée à votre activité, d’anticiper vos obligations et de préparer le recrutement avant la prise de poste.

Vous pouvez également découvrir les domaines d’intervention du cabinet auprès des entreprises, notamment pour les projets d’implantation et les problématiques juridiques franco-espagnoles.

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